Unidad responsable: Departamento de Asuntos Regulatorios y Relaciones Institucionales
Fecha última actualización: 18 diciembre 2023

Procedimiento de Gestión del Sistema de Información sobre infracciones

1. INTRODUCCIÓN

El 21 de febrero de 2023 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, entrando en vigor 20 días después y dando respuesta a la obligación de transponer la directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión (“Directiva de Whistleblowing”). Mediante esta, el ordenamiento jurídico español refuerza la cultura de cumplimiento protegiendo a las personas que informen sobre infracciones conocidas en el contexto laboral o profesional, implementando Sistemas internos de información con una tramitación efectiva, integrados en un único sistema interno de información, garantizando así la recepción y tramitación de todas las comunicaciones, preservando la confidencialidad, ofreciendo la posibilidad de ser informantes anónimos y exigiendo una serie de medidas de protección para todos los informantes

2. OBJETO

La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda, Entidad Pública Empresarial, Medio Propio (en adelante, también, la “FMNT” o la “Entidad”) se rige por los estándares más altos de transparencia, honestidad y responsabilidad.

Los empleados y directivos son la primera y más directa toma de contacto con la realidad y con el entorno de la Entidad para la que trabajan y, por tanto, tienen una percepción más próxima y tangible de lo que sucede, siendo los primeros en conocer y tomar consciencia de la existencia de una irregularidad.

En este contexto, otras partes interesadas, como puedan ser ex-empleados, becarios, trabajadores en periodos de formación, con independencia de que perciban o no una remuneración, así como aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, proveedores, colaboradores o socios de negocio de la FMNT, también constituyen otra fuente crucial de garantía de prevención y detección de irregularidades, razón por la cual se consideran destinatarios de este Procedimiento y serán referidos asimismo dentro de la consideración de Miembros.

Mediante este Procedimiento pretendemos explicar a los Miembros de la FMNT, que pueden y deben informar sobre actividades ilícitas sin temor a ser perseguidos, discriminados o a sufrir algún otro tipo de represalia.

A tal efecto, se ha habilitado un Sistema de comunicación para que, ante la certeza o sospecha fundada de que se esté cometiendo una conducta ilícita en el seno de la FMNT, relacionada con actuaciones con relevancia penal o que infrinjan el Código Ético de la Entidad o el Derecho de la Unión Europea, trasladen de forma confidencial dicha comunicación al objeto de que sea investigada, constituyendo un medio eficaz para prevenir y luchar contra dichas conductas y anticipar o mitigar sus consecuencias.

El Sistema interno de información incorpora mecanismos que garantizan la confidencialidad de todas las informaciones, y ofrece un espacio de comunicación seguro para mantener contacto con los órganos de cumplimiento de la FMNT y permite la interacción entre esta y los informantes de manera anónima, sin sufrir represalias de ninguna clase.

Así, se reafirma el compromiso adquirido por la FMNT de que toda actividad ilícita comunicada y que haya podido ser cometida por cualquiera de sus empleados, directivos o Miembros del Consejo Rector será atendida de manera confidencial y será rigurosamente investigada, adoptándose las medidas que de conformidad con la normativa interna y externa sean procedentes.

Este Procedimiento implica a su vez un compromiso por parte de todos los Miembros de la FMNT a actuar de forma responsable, con el fin de mantener la buena reputación de la FMNT y proceder de forma honesta ante una posible infracción que pueda perjudicar a ésta.

3. ALCANCE Y DESTINATARIOS

El presente Procedimiento aplicará, conforme al artículo 3 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, a los informantes que trabajen en el sector privado o público y que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional relacionados con la FMNT, que tengan alguna de las siguientes condiciones:

a) Personas que tengan condición de empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena;
b) Autónomos;
c) Los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos;
d) Partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de la FMNT, incluidos los miembros no ejecutivos;
e) Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y dirección de la FMNT o sus contratistas, subcontratistas y proveedores.

También aplicará a informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones que hubieran tenido lugar en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores con periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenido durante el proceso de selección o de negociación precontractual.

En el momento de la comunicación, el informante contará con un apartado por el cual indique qué tipo de relación tiene el comunicante con la FMNT. Este apartado resulta opcional.

4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA

a) Facilitar la presentación de comunicaciones (o denuncias) a través del Sistema interno de información de la FNMT.
b) Alertar a la FMNT de conductas irregulares, sospechosas o ilícitas de los Miembros de la FMNT.
c) Facilitar la investigación de posibles casos, por acción u omisión, de incumplimientos normativos o delitos, así como supuestos de acoso incluyendo el acoso sexual y discriminación en el trabajo, con arreglo a los principios de objetividad, eficacia y sumisión plena a la ley y al derecho.
d) Supervisar la aplicación de las medidas disciplinarias para depurar las responsabilidades que pudieran corresponder.
e) Garantizar la confidencialidad de las comunicaciones y preservar el anonimato de los informantes.

5. COMPROMISO CON EL FUNCIONAMIENTO Y RECURSOS DEL SISTEMA

La FMNT, siendo congruente con su compromiso con el cumplimiento de la legislación vigente, invertirá los recursos personales y económicos necesarios para implantar y mantener la seguridad y efectividad del Sistema interno de información, comprometiéndose a la investigación de cualquier comunicación recibida.

6. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

El Sistema interno de información será el medio empleado y facilitado por la Entidad con este fin, si bien eventualmente el informante podrá solicitar realizar esta comunicación verbalmente mediante reunión presencial de acuerdo con el artículo 7 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

Para evitar que se haga un mal uso del Sistema interno de información, se aplican criterios estrictos para admitir las comunicaciones con la exigencia de responsabilidad civil, penal o administrativa a las personas que comuniquen hechos con abuso de derecho o vulnerando el principio de buena fe .

Así, se establecen las siguientes directrices para la correcta utilización del Sistema:

6.1 REQUISITOS DE LAS COMUNICACIONES

Las informaciones que se pueden comunicar a través del sistema interno de información son las siguientes::

a) Infracciones relativas a incumplimientos del Código de Conducta de la FMNT

Cualquier comportamiento que se considere contrario a los principios y valores del Código de Conducta de la FMNT, los cuales rigen como pilares fundamentales de la actividad de la FMNT y son los elementos representativos del espíritu de la Entidad.

b) Infracciones indicadas en el artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

i. Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, siempre que:

• Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno;
• Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE); o
• Incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.

ii. Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

c) Otras infracciones o incumplimientos de la vigente normativa o de las obligaciones contraídas por la FNMT en materia de transparencia, responsabilidad social corporativa y buen gobierno.

Todos aquellos comportamientos distintos de los señalados quedarán exceptuados de la aplicación del presente Procedimiento y no será admitida su comunicación, por lo que no deberá recurrirse al Sistema interno de información para su comunicación.

No obstante, y cuando ello sea posible, las comunicaciones recibidas de ese tipo se derivarán al personal responsable de su gestión, notificándose al informante el proceso a seguir o el interlocutor a quien debe dirigirse.

6.2 DENUNCIAS COMUNICADAS A AUTORIDADES COMPETENTES

Cuando las comunicaciones correspondan a infracciones previstas en el ámbito de aplicación del apartado anterior, de acuerdo con el artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, el denunciante deberá informar si esta situación ha sido puesta en conocimiento previamente de algún otro organismo como la Fiscalía o dependencias policiales.

En estos casos y si existiera una investigación por parte de las autoridades competentes, tanto nacionales como supranacionales, por los mismos hechos, no se procederá con la investigación, o en caso de que la investigación por parte de la FMNT estuviera en curso, esta se paralizará y el Comité de Compliance colaborará con las autoridades.

6.3 ACCESO AL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

Los envíos de las comunicaciones sobre incidencias, infracciones o incumplimientos de las que se tengan conocimiento deberán ser cursados a través del Sistema interno de información, siendo dirigidos, en primer lugar, a los encargados de la gestión para la recepción de las informaciones sobre infracciones, que podrán actuar para realizar un primer análisis de la comunicación, su valoración y estudio sobre un posible conflicto de intereses de algún miembro del Comité de Compliance (órgano Responsable del Sistema interno de información de la FMNT).

El Sistema interno de información se encontrará alojado en la página web de la FMNT, en una sección separada, de forma clara y fácilmente accesible.

6.4 OBLIGACIONES DE LOS INFORMANTES

Los informantes deberán:

a) Informar y comunicar únicamente sobre aquellos comportamientos o actuaciones enunciadas en el apartado 6.1 de este Procedimiento.
b) Describir de la manera más detallada posible las circunstancias que faciliten la identificación de la irregularidad.
c) Proporcionar toda la documentación disponible acerca de la situación que se comunica, o indicios objetivos para poder obtener pruebas por parte del personal a quien se asigne la investigación sobre los hechos o comportamientos informados.
d) Buena fe y diligencia: el informante deberá garantizar que la comunicación interna se formula actuando de buena fe, esto es, que crea que es sustancialmente cierta, que no sea infundada ni haga acusaciones falsas, ni que carezca de motivación o busque venganza o beneficio personal.
e) No se admitirán comunicaciones basadas en opiniones que no vengan acompañadas de la suficiente fundamentación o evidencias ni aquellas otras que sean notoriamente falsas.
f) Deber de confidencialidad: el informante bajo ningún concepto comunicará ni el contenido de la comunicación interna ni la identidad de las personas afectadas por la misma a terceros u otras unidades organizativas de la FMNT distintas de los Gestores del Sistema o del Responsable del Sistema interno de información y personal asignado a este.

Contravenir y romper esta obligación de confidencialidad podrá conllevar la adopción de distintas medidas: disciplinarias, según lo que dicte el régimen sancionador que resulte aplicable; contractuales, especialmente si el informante es o pertenece a un proveedor; e, incluso, el emprendimiento de acciones legales.

6.5 DERECHOS Y GARANTÍAS DE LAS PERSONAS OBJETO DE COMUNICACIÓN

Como se indica en el artículo 39 de la Ley 2/2023, durante la tramitación del expediente, las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en dicha ley, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

6.6 PLAZOS DE RESPUESTA A LAS COMUNICACIONES

Recibidas las comunicaciones internas, se dará acuse de recibo en un plazo máximo de siete días naturales.

La resolución y conclusión del procedimiento de investigación y su notificación al informante se hará dentro de un plazo de tres meses desde la recepción de la comunicación o denuncia.

Ese plazo máximo será prorrogable por otros tres meses si concurren razones de especial complejidad para la investigación y resolución de las irregularidades e infracciones comunicadas. A tal efecto, se notificará al informante sobre la prórroga con exposición motivada, con siete días hábiles de antelación al vencimiento del plazo inicial.

6.7 ESQUEMA DEL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

Nota: consultar el Anexo con el modelo de formulario electrónico de la plataforma del Sistema interno de información.

Importante: de acuerdo con las previsiones del artículo 9 de la Ley 2/2023, cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito, la Entidad remitirá con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

7. GESTOR DEL SISTEMA

La Entidad cuenta con la colaboración de una empresa externa encargada de la gestión del Sistema. Esta empresa (en adelante, también, el gestor del Sistema o el gestor, indistintamente) es, asimismo, la que ha diseñado y proporcionado la herramienta informática a la Entidad.

En este sentido, el gestor del Sistema cuenta con personal especializado en la materia y dedicado a la prestación del servicio de recepción y gestión inicial de las comunicaciones que fueran trasladadas a través del Sistema.

7.1 FUNCIONES

Las funciones del Gestor del Sistema son:

a) Recepción y acuse de recibo de la comunicación: El gestor se encarga de la recepción de las comunicaciones internas de la Entidad y envío de acuse de recibo al informante.
b) Estudio de viabilidad: el gestor se encarga de la realización de un estudio de viabilidad de las mismas para su valoración por parte de la Entidad.
c) Informe de viabilidad y traslado: tras el estudio de viabilidad preliminar, el gestor se pondrá en contacto con el Responsable del Sistema de la FMNT para notificarle la recepción de la eventual comunicación, y le enviará un informe de viabilidad enfocado en la clasificación objetiva de la comunicación recibida, su tipología y su adecuación, o no, a los criterios previstos por la Entidad como susceptibles de comunicación a través del Sistema.
d) Aclaraciones preliminares: el gestor, de acuerdo con las consideraciones conjuntas con el Responsable del Sistema de la Entidad, podrá realizar aclaraciones preliminares al informante a través de la plataforma con la finalidad de facilitar la toma de decisiones.
e) Actualización de expediente: el gestor del Sistema, una vez la Entidad hubiere optado decisión respecto de las actuaciones a adoptar respecto de la eventual comunicación, podrá actualizar el estado de la comunicación en el Sistema según corresponda (archivo, continuación, investigación…). Asimismo, colaborará para que, en caso de que la Entidad en una eventual investigación adquiriera más evidencias, estas puedan quedar debidamente recogidas en la plataforma del Sistema.
f) Notificar a los informantes la decisión de la FNMT sobre la admisión o inadmisión motivada y archivo de las denuncias.

Las labores del gestor se encuentran limitadas a las fases iniciales de cualquier proceso, no entrando en fases de investigación.

Si bien el gestor podrá colaborar en que la documentación y evidencias queden debidamente reflejadas y registradas.

8. RESPONSABLE/S DEL SISTEMA

El Responsable del Sistema de Información es el Comité de Compliance de la FMNT, si bien, este Comité delega en uno de sus miembros del nivel directivo las facultades de gestión (en colaboración con el gestor externo mencionado previamente) del Sistema interno de información y de tramitación de expedientes de investigación.

Las decisiones adoptadas sobre la apertura o no de expedientes de investigación recaerán en la decisión colegiada de los miembros del Comité de Compliance como Responsable del Sistema, por mayoría simple de los votos.

El miembro en el que se delegan las facultades de gestión del Sistema interno de información y de tramitación de expedientes de investigación es el Director del Departamento de Asuntos Regulatorios y Relaciones Institucionales.

El Responsable del Canal (Comité de Compliance, a través de la persona sobre la que se delegan facultades) será el encargado de la recepción, gestión y tramitación de las comunicaciones internas una vez haya tenido lugar el estudio de viabilidad y la gestión inicial por parte de la empresa externa gestora del Sistema.

La designación del Comité de Compliance como Responsable del Sistema, así como la del miembro en cuya persona se delegan las facultades mencionadas, compete al Consejo Rector de la FMNT o, en su caso, a la Comisión delegada en materia de cumplimiento, siendo el Comité de Compliance informado de la decisión.

El Responsable del Sistema ejercerá sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del Consejo Rector sin recibir instrucciones o estar sujeto a directrices de este u otros órganos o Miembros de la FMNT para su realización.

Asimismo, se designará una segunda persona responsable, que igualmente recibirá los informes de viabilidad de las comunicaciones, en aras de evitar una eventual mala praxis en la tramitación de las mismas. Esta segunda persona responsable será nombrada por el propio Comité de Compliance y deberá de tener trato directo con este Comité, limitándose a validar la correcta gestión de las comunicaciones.

El Consejo Rector de la FMNT velará por poner a disposición del Responsable del Sistema los medios y recursos materiales necesarios para la ejecución eficaz de sus funciones. Asimismo, notificará a la Autoridad Independiente de Protección del Informante la designación del Responsable del Sistema.

8.1 FUNCIONES

Las funciones del Comité de Compliance, en calidad de Responsable del Sistema Interno de Información, son:

a) Recibir el informe de viabilidad inicial elaborado por la empresa externa gestora del Sistema.
b) Realizar el Análisis preliminar y resolver sobre la admisibilidad de las denuncias con base en los criterios expuestos en el informe de viabilidad de la empresa gestora.
c) En caso de ser admitidas, con base en la naturaleza y contenido de estas, proceder a la apertura del expediente y procurar la correcta instrucción de la investigación, si así se considerase oportuno, con el apoyo de un equipo de gestores internos o externos.
d) Responsabilizarse, coordinar y dar seguimiento a las investigaciones hasta su conclusión, evaluando y adoptando, en calidad de Comité de Compliance, las medidas provisionales que puedan considerarse necesarias para el buen desarrollo de la investigación.
e) La eventual decisión de adoptar medidas provisionales deberá ser justificada y quedar documentada. La aplicación de dichas medidas se notificará a las partes que pudieran resultar afectadas por ellas en el plazo de 5 días hábiles desde la decisión del Comité de Compliance.
f) Elevación a la Comisión Delegada de Cumplimiento, Transparencia, Responsabilidad Social y Buen Gobierno, en su sesión inmediata siguiente, de las medidas cautelares adoptadas en los asuntos de su competencia, para su ratificación.
g) Emitir el informe de propuesta de resolución. Si la trascendencia o la gravedad de la situación así lo aconseja, podrá dar traslado de la comunicación interna al Consejo Rector o, en su caso, a la Comisión delegada de cumplimiento, en cualquier momento y sin aguardar a la resolución.
h) Asimismo, para el mejor y eficaz desarrollo de la investigación, se podrá solicitar la asignación de recursos adicionales al Consejo Rector, caso a caso y según convenga en función de la comunicación interna.
i) Informar del resultado de las conclusiones acordadas y de la decisión final al Consejo Rector, o, en su caso, a la Comisión delegada de cumplimiento, así como transmitir las instrucciones a las direcciones correspondientes de la Entidad para la aplicación y ejecución de las medidas disciplinarias que puedan derivarse.

• El Comité de Compliance será quien, en caso de que no afecten a personal de alta dirección, propondrá y velará por la adopción de las medidas que eventualmente sean aprobadas, debiendo notificarlas al Consejo Rector o, en su caso, a la Comisión delegada de cumplimiento.
• En caso de que dichas medidas afecten a personal de alta dirección, corresponderá al Consejo Rector o, en su caso, a la Comisión delegada de cumplimiento, la adopción de la decisión definitiva y la aprobación de las medidas correspondientes.

j) Notificar a los informantes, así como al afectado (en los casos que sea oportuno y no pudiere causar perjuicio a la investigación) sobre el estado y resultado de las diligencias practicadas, así como de las decisiones definitivas.
k) Preparar y documentar información relevante y agregada sobre el funcionamiento y actividad del Sistema interno de información, con detalle de las denuncias y comunicaciones recibidas, su tipología, tramitación y estado para la confección de los informes de cumplimiento normativo que correspondan.

El Responsable del Sistema responderá del cumplimiento de sus obligaciones con respecto al desempeño de sus funciones, especialmente en su deber de supervisión del cumplimiento de las garantías de respeto de los derechos y deberes de los informantes y afectados por las denuncias, así como del correcto funcionamiento del proceso de investigación.

8.2 RESPONSABLES DE LA INVESTIGACIÓN

Su designación corresponderá al Comité de Compliance, en calidad de Responsable del Sistema y deberá basarse en los siguientes criterios:

a) Aptitud y competencia: conocimiento técnico sobre las materias objeto de investigación.
b) Neutralidad y ausencia de conflictos de interés: se asignará a quien no tenga responsabilidades, relaciones o funciones en el área o con el directivo o empleado a quien hace referencia la denuncia.
c) Idoneidad en la asignación de las investigaciones: quien resulte más adecuado para investigarla, atendiendo al contenido de la denuncia y los recursos que, presumiblemente, sean necesarios para la investigación.
d) Disponibilidad: en función de su disponibilidad material y organizativa, así como tomando en consideración el calendario de vacaciones y permis.

Los Responsables de las investigaciones deberán:

a) Recopilar y analizar la información recibida detenidamente, evaluando la información disponible y recopilando cualquier otra información necesaria para realizar una investigación exhaustiva.
b) Proteger la confidencialidad de la investigación y la privacidad de los informantes y los involucrados en el tratamiento de la información siguiendo las normas y medidas establecidas a tal efecto.
c) Evaluar y determinar la gravedad de las denuncias, su magnitud e impacto en la FMNT.
d) Actuar realizando un correcto tratamiento y atención de las comunicaciones internas, la información que contienen y que la investigación se desarrolle de manera diligente, objetiva y rigurosa.
e) Mantener informado sobre los resultados de la investigación al Responsable del Sistema. f) Colaborar con el Responsable del Sistema en la propuesta de posibles medidas a adoptar para remediar la irregularidad o incumplimiento, así como asistirle en la preparación del informe a presentar al Consejo Rector o, en su caso, a la Comisión delegada de cumplimiento.
f) Colaborar con el Responsable del Sistema en la propuesta de posibles medidas a adoptar para remediar la irregularidad o incumplimiento, así como asistirle en 17 | 28 la preparación del informe a presentar al Consejo Rector o, en su caso, a la Comisión delegada de cumplimiento.
g) Los responsables de la investigación deben evitar la comisión u omisión de cualquier acto que pueda comprometer la labor de investigación, y deben garantizar el cumplimiento de las obligaciones y los derechos e intereses de los informantes, así como el derecho de información y defensa de los afectados por las comunicaciones internas.
h) Cualquier incumplimiento en estos términos podrá conllevar consecuencias disciplinarias y la exigencia de responsabilidades conforme a la Ley y la normativa interna.
i) En caso de que los responsables de la investigación consideren que existen causas suficientes que puedan comprometer su labor de investigación, el cumplimiento de las obligaciones y los derechos e intereses de los informantes, o en caso de que no cumplan (inicial o de manera sobrevenida) los requisitos para realizar su trabajo, solicitarán de manera inmediata ser apartados de la investigación, quedando protegidos contra represalias en igual extensión que los informantes.

El Responsable del Sistema designará un sustituto ideal para el responsable/s de la investigación que continúe con la investigación correspondiente.

9. DENUNCIAS FALSAS O SIN FUNDAMENTO

La FNMT considerará toda acusación falsa o maliciosa realizada de manera deliberada como una infracción muy grave, que podrá ser sancionada de conformidad con lo establecido en el Código de Conducta, por aplicación de la normativa laboral o penal.

Es de subrayar que podríamos estar ante un delito de acusación o denuncia falsa (art. 456), o bien ante un delito de calumnias (art. 205) contemplados ambos en el Código Penal.

10. PROTECCIÓN DE LOS INFORMANTES

El Responsable del Sistema velará por que no se emprenda ningún tipo de represalia sobre aquél o aquéllos que hubiesen planteado de buena fe sus comunicaciones o denuncias, o hubieran participado en los procesos de investigación, con independencia de su resultado.

Las personas que comuniquen o revelen infracciones tendrán derecho (artículo 35) a las medidas de prohibición de represalias y de apoyo previstas en los artículos 36 a 38 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero. No obstante, quedarán expresamente excluidas de la protección las personas que comuniquen o revelen:

a) Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún Sistema interno de información o por alguna de las causas previstas en el artículo 18.2.a) de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

b) Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.

c) Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.

d) Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

Por otro lado, durante la tramitación del expediente, las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho (art. 39 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero) a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos establecidos por la Ley. Asimismo, al igual que los informantes, tendrán derecho a que se preserve su identidad y se garantice la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

Asimismo, de acuerdo con las previsiones del artículo 31.2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, la persona a la que se refieran los hechos relatados no será en ningún caso informada de la identidad del informante o de quien haya llevado a cabo la revelación pública.

11. REGISTRO DE INFORMACIONES

De acuerdo con las previsiones del artículo 26 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, la FNMT dispondrá de un libro-registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad previstos en esta ley.

Este registro no será público y únicamente podrá acceder a él la Autoridad judicial competente, mediante auto y en el marco de un procedimiento judicial.

Los datos personales incluidos en este registro solo se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con esta Ley. En particular, se tendrá en cuenta lo previsto en los apartados 3 y 4 de su artículo 32. En ningún caso podrán conservarse los datos por un período superior a diez años.

12. AUTORIDAD INDEPENDIENTE DE PROTECCIÓN DEL INFORMANTE

Se pone en conocimiento de los Miembros de la FMNT que podrán dirigir sus denuncias directamente o tras comunicación previa en el Sistema interno de información a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) a través de su Sistema externo de información o ante las autoridades autonómicas competentes.

En este sentido, se facilitará la información sobre el procedimiento de comunicación, una vez se cree la precitada A.A.I. y comience su actividad, notificándolo a los destinatarios del presente Procedimiento.

También se facilitará información clara y accesible sobre canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.

13. ANONIMIZACIÓN DE DATOS

De acuerdo con las previsiones del artículo 24 LOPDGDD, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos en el Sistema por cualquier vía, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica.

Las comunicaciones internas a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de esta Ley Orgánica.

14. PROTECCIÓN DE DATOS

Los datos personales obtenidos con ocasión de la denuncia y de la investigación interna serán tratados únicamente para la gestión y control del presente Procedimiento del Sistema interno de información.

Las denuncias realizadas deberán constar en el Registro de Actividades del Tratamiento y se informará a la persona informante de la recogida y el tratamiento de sus datos personales, y la forma de ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, revocación del consentimiento, limitación, portabilidad y oposición mediante el envío de un correo electrónico a la dirección dpd@fnmt.es.

Los datos contenidos en el sistema del Sistema interno de información serán tratados con la debida confidencialidad, respetando la normativa de protección de datos, siendo eliminados en el plazo de los tres meses posteriores al archivo de la denuncia o cuando finalice, en su caso, el proceso judicial derivado de la misma. Los datos personales solo podrán mantenerse en custodia separada durante el plazo de prescripción de las responsabilidades relacionadas con la denuncia, para su puesta a disposición de las autoridades, cuando proceda.

El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema interno de información (art. 32 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero) quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:

a) El Responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente.
b) El responsable de recursos humanos, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.
c) El responsable de los servicios jurídicos de la FMNT, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
d) Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
e) El delegado de protección de datos, en su caso.

Por otro lado, la identidad del informante sólo podrá ser comunicada (art. 33 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero) a la autoridad judicial, al ministerio fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.

15. APROBACIÓN Y ENTRADA EN VIGOR

El presente Procedimiento ha sido aprobado por la Comisión Delegada de Cumplimiento, Transparencia, Responsabilidad Social y Buen Gobierno de la FMNT en fecha 18 de diciembre de 2023, a propuesta de la Dirección General y previa conformidad del Comité de Cumplimiento de fecha 19 de octubre de 2023, y estará vigente en tanto no se apruebe su modificación, procediendo la comunicación a los destinatarios del presente Procedimiento.

16. REVISIÓN Y SEGUIMIENTO

El Comité de Compliance revisará anualmente el presente Procedimiento y comunicará sus eventuales cambios o actualizaciones a los Miembros de la FMNT.

Sin perjuicio de lo anterior, la revisión y actualización se acometerá cuando se den las circunstancias que a continuación se exponen a título enunciativo, pero no limitativo:

a) Cambios en el marco normativo.
b) Recomendaciones de la Autoridad Independiente de Protección del Informante u otras autoridades administrativas u órganos supervisores cuya actividad tenga incidencia en las cuestiones reguladas por el presente Procedimiento.
c) Modificación de la estructura organizativa y del modelo de gobierno general de la FMNT con vinculación a este Procedimiento, así como de los órganos de cumplimiento normativo y del Comité de Compliance de la FMNT.
d) Cambios en los objetivos y estrategia de negocio o enfoque de gestión vinculados a la Política de Compliance y la normativa interna con impacto en este Procedimiento.
e) Modificaciones sustantivas en procedimientos vinculados.
f) Cuando el resultado de su seguimiento y control aconseje modificar actuaciones para incrementar el grado de cumplimiento o mejorar su impacto en la FMNT o sus empleados y partes interesadas.

ANEXO I: PROCEDIMIENTO CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN

El comunicante deberá acceder al Canal Interno de información alojado en la página web de la FMNT, mediante los enlaces que le llevarán al siguiente formulario:

PRIMERO.- PRESENTACIÓN DE LA COMUNICACIÓN

Los pasos a seguir serán los siguientes:

1. Rellenar los campos del bloque de identificación:

El campo de ID es un campo de generación automática que el informante no puede modificar.

El comunicante deberá guardar el número de ID para poder hacer el posterior seguimiento del estado y evolución de su comunicación.

 

1.1 Seleccionar el tipo de denuncia según el incumplimiento que se quiera comunicar en el apartado ‘’IDENTIFICACIÓN’’:

1.2 ¿Qué relación tiene con la FMNT?:

Habrá de indicarse bajo qué condición se realiza la comunicación de acuerdo con las previsiones de la ley:

- Personas que tengan condición de empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena;
- Partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de la FMNT, incluidos los miembros no ejecutivos;
- Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y dirección de la FMNT o sus proveedores, o autónomos;
- Relación laboral o estatutaria ya finalizada;
- Voluntarios, becarios, trabajadores con periodos de formación con independencia de que se perciba o no remuneración;
- Relación laboral, aunque todavía no haya comenzado (sólo en caso de que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual).
- Visitas autorizadas a la FNMT.

2. Completar de la manera más detallada posible los datos de ‘Comunicación:

Con la información de la que tenga conocimiento en relación con el incumplimiento comunicado, con la finalidad de que este pueda ser debidamente valorado por los gestores externos del canal, si los hubiere, y por el Responsable del Canal de la FMNT. Para ello encontrará los siguientes apartados:

2.1. Descripción del hecho comunicado.

En este apartado, el comunicante incluirá un resumen de los hechos que quiere comunicar y que, en principio, supondrían una eventual infracción prevista en el ámbito de aplicación del canal.

 

2.2. ¿Cuándo sucedió?

El comunicante podrá indicar la fecha de ocurrencia de los hechos objeto de incumplimiento.

Marcar en el calendario la fecha en la que tuvieron lugar los hechos descritos:

 

* Si el hecho hubiera tenido lugar en varias fechas distintas, se podrá mencionar en el apartado de información adicional que se encuentra más adelante.

2.3. ¿Sigue ocurriendo en la actualidad?

El comunicante podrá indicar si este hecho continúa en el momento de la comunicación mediante un desplegable:

 

2.4. Personas Implicadas

En este apartado, el comunicante tiene la posibilidad de incluir una relación de personas que hubiere identificado como implicadas en el hecho comunicado.

 

2.5. Información Adicional

Por último, dentro del apartado ‘’Comunicación” del formulario, el comunicante tiene la posibilidad de incluir información adicional que crea relevante para dar a conocer sobre el hecho comunicado, además de la indicada previamente.

 

3. Comunicación a organismos/autoridades oficiales

En este apartado deberá indicarse si, con carácter previo a la comunicación a través del Sistema de información de la FMNT, el informante ha dado traslado a algún organismo o autoridad oficial. Seguidamente, en caso afirmativo, deberá indicar a qué organismo:

 

4. Adjuntar las EVIDENCIAS del hecho comunicado de las que disponga el comunicante y de las que conozca su veracidad. Estas evidencias podrán ser adjuntadas en una gran variedad de formatos (pdf, word, jpg, png…). Si bien no es obligatorio adjuntar las mismas, su aportación permite otorgar mayor consistencia al hecho comunicado y facilita el análisis del alcance de la misma.

 

5. En el apartado CONTACTO el comunicante cuenta con la posibilidad de dar sus datos identificativos y/o de contacto de manera que exista la posibilidad de contactar con él ante dudas o necesidad de aclaraciones. En cualquier caso, el comunicante puede optar por no cumplimentar estos datos identificativos y/o de contacto y presentar la comunicación de manera anónima.

 

6. Por último, se ofrece al comunicante la posibilidad de generar e incluir un mensaje a la hora de enviar la comunicación.

 

Una vez incluida y detallada toda la información, el formulario de comunicaciones estaría completo para presentar la comunicación dando a ‘’GUARDAR’’.

 

SEGUNDO.- ACUSE DE RECIBO

Una vez el informante cumplimenta el formulario y presenta correctamente la comunicación, recibirá un acuse de recibo automático en pantalla.

En esta pantalla el informante recibirá la confirmación sobre la correcta presentación de la comunicación, junto al número de identificador que deberá guardar para poder acceder a continuación a su seguimiento y conocer su estado, así como la información referente a protección de datos.

“Recuerde guardar el código ID en un formato que le permita copiarlo y pegarlo.”

 

TERCERO.- CONSULTA DEL ESTADO DE LA COMUNICACIÓN

1. Consulta del estado de la comunicación

Para consultar una comunicación presentada anteriormente, insertar el número de ID (el número recibido en el momento de la presentación de la comunicación) en el campo “Código de Seguimiento” que se muestra en la pantalla siguiente, y hacer clic en “Consultar”.

Al acceder en CONSULTAR, el comunicante se encontrará con la pantalla del formulario, esta vez con las celdas bloqueadas con la información presentada a la hora de comunicar.

En la parte inferior de la pantalla encontrará el apartado “ESTADO”, a través del cual conocerá la fase en la que se encuentra su comunicación (Ej.: archivada, en curso, etc.):

 

2. Chat entre gestores e informantes

Junto al estado de la comunicación, existe un apartado denominado “COMUNICACIÓN CON INFORMANTE”. En este apartado, durante la gestión de la comunicación, se podrán hacer llegar comentarios al comunicante cuando se requiera realizar aclaraciones o esclarecer ciertos hechos, a los que el comunicante podrá contestar mediante ‘’crear mensaje’’.

Este apartado es una comunicación bidireccional (a modo de chat) que permite el contacto del informante con los gestores del canal con la finalidad de realizar aclaraciones que pudieran ser oportunas manteniendo el anonimato en los casos en los que no se hayan aportado datos de contacto.